Vom Planungsauftrag des OEM an den Dienstleister über Geodaten, Entwaldungs- und Legalitätscheck, die Sorgfaltserklärung (DDS) in TRACES und die systemgestützte Weitergabe der Referenznummer — bis zur Behördenprüfung mit fertigen, versionierten Musterdokumenten.
Die Sorgfaltserklärung (DDS) gibt ausschließlich der Marktteilnehmer ab, der das Erzeugnis erstmals auf dem EU-Markt in Verkehr bringt. Nachgelagerte Akteure erstellen keine eigene DDS.
Der Erst-Inverkehrbringer übermittelt die Referenznummer einmal an seinen unmittelbaren Abnehmer — über Rechnung, Lieferschein oder EDI. Danach wandert sie mit den Handelsdokumenten durch die Kette.
Ein Bevollmächtigter (Art. 6) darf prüfen und die DDS einreichen. Die Verantwortung bleibt beim Marktteilnehmer — dokumentierte Einzelfreigabe und eigene Stichproben sind Pflicht.
Jedes Dokument trägt Version, Freigabe und Änderungshistorie. Bei der Prüfung zählt der Stand, der zum Zeitpunkt der DDS galt — Tab 2 zeigt das 1:1 mit Musterdokumenten.
Die zuständige Behörde (Deutschland: Bundesanstalt für Landwirtschaft und Ernährung, BLE; Österreich: die nach dem nationalen EUDR-Durchführungsrecht zuständige Stelle) kontrolliert risikobasiert : Sie wählt Marktteilnehmer anhand der DDS-Daten in TRACES, des Länder-Benchmarkings und konkreter Hinweise aus. Geprüft wird per Schreibtischprüfung, Vor-Ort-Kontrolle inkl. Warenbeschau oder anlassbezogen nach substantiierten Bedenken . Der Zoll kontrolliert zusätzlich jede Einfuhr automatisch auf eine gültige DDS-Referenznummer .
Die Behörde prüft rückwirkend: Für jede DDS muss exakt der Dokumentenstand vorgelegt werden, der zum Zeitpunkt der Abgabe gültig war. Das gelingt nur mit sauberer Dokumentenlenkung — besonders in der Dienstleister-Konstellation.
| DDS (Referenznummer) | abgegeben am | Methodik | Sorgfalts-SOP | Risikobewertung | Vollmacht | Vorzulegen ist … |
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Jeder Fall zeigt Auslöser, Prüfablauf mit Fristen, die vorzulegenden Dokumente und das Ergebnis. Über die grünen 📄-Buttons öffnen Sie das jeweilige fertige, compliance-konforme Musterdokument — so, wie es der Behörde vorgelegt würde.
Diese Unterlagen sollte ein Erst-Inverkehrbringer jederzeit binnen weniger Arbeitstage vorlegen können — als strukturierter digitaler „Behördenordner" im DMS, je Kalenderjahr und Lieferant, mit Versionsständen.
| # | Dokument | Inhalt / Zweck | Quelle / System | Bereitsteller | Muster |
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